Hvordan kan intern kontroll overvinne lønnssvindel?

H

Lønnssvindel oppstår når ansatte får sine arbeidsgivere til å betale dem mer lønn og kompensasjon enn dem som skyldes dem ved å komme med falske påstander og forfalske poster. Ved å være mer årvåken og vedta kontrollpolicyer, kan du beskytte virksomheten din mot tapene du kan pådra deg på grunn av lønnssvindel. Association of Certified Fraud Examiners advarer om at bedrifter internasjonalt kan miste opptil 5% av inntektene hvert år på grunn av svindel; og små bedrifter lider vanligvis mer fordi de mangler den omfattende interne kontrollen som større selskaper kan implementere.

Ikke-eksisterende ansatte

Dine ansatte kan samle inn lønn i navnet andre ansatte som faktisk ikke jobber for deg; eller som har jobbet for deg tidligere og har forlatt din bedrift. For å løse dette problemet må du sørge for at når en ansattes tjenester avsluttes, oppdateres postene dine med en gang. Oppgi også det faktiske antallet nåværende ansatte med antall lønninger du skriver. Du kan også få dine ansatte til å hente lønnsslippene sine fysisk og signere for dem. Sørg for at de gir deg riktig identifikasjon, for eksempel et sosialt servicenummer som du senere kan bekrefte med myndighetene. Sjekk også om postene dine har faktiske adresser og at alle betalinger viser obligatorisk tilbakeholdelse. Hvis noen av dine ansatte klager over at hun ikke har mottatt lønnsslippen hennes, kan det være lurt å sjekke hele lønningsprosessen.

Falske timelister

En annen metode for å kreve unødig kompensasjon er ved å ringe inn ekstra timer enn den ansatte faktisk har lagt inn. Hvis du har et elektronisk tidskortsystem på plass, kan du tildele en veileder til å slå kort. Du kan også implementere ny teknologi der ansatte må legge til et passord eller en kode når de sjekker inn for å jobbe. Undersøk overtidsbetalinger nøye og sett inn et rotasjonssystem som tilsynsførere tildeles fra tid til annen. Separate lønnsoppgaver slik at veiledere ikke er det samme personellet som summerer tiden som er klokka og lager lønn. Hvis bonusene dine er basert på arbeidstid, kan du ta det på deg å godkjenne dem.

Kontoutskrift og skatt

Du kan følge godt med på lønnene du betaler ved å studere kontoutskriftene dine. For eksempel, hvis du ser lignende bankdetaljer, kan det være en indikator på dobbel betaling. På den annen side, hvis detaljer om en bestemt betaling mangler, kan det være lurt å undersøke mottakeren. Vær også oppmerksom på eventuelle betalingskoder som var i dvale, men som plutselig har blitt aktivert. Hvis en ansatt endrer sitt bankkontonummer, kan det være lurt å bekrefte og be om årsaker. Du kan også bekrefte bankbetalinger mot listen over ansatte. Fremfor alt kan du overvåke skattene du trekker fra og overfører til IRS for inkonsekvenser.

Salgsprovisjoner

Dine ansatte kan også legge til falske oppføringer i salgsrekorder og provisjonserklæringer for å kreve ekstra lønn fra deg. For å beskytte deg selv, sjekk salgsinntektene dine mot provisjonene du betaler. Bekreft også om du betaler for salg som faktisk ikke ble realisert. Hvis salgstallene dine går ned, men provisjonskostnadene er konstante eller til og med stiger, vil du kanskje undersøke problemet. Undersøk rapportene om kunder som ikke ønsker å betale kontingenten nøye. Når du foretar lønn, sjekk prosentandelen av provisjonene dine ansatte har bedt om fra salget de krever.

About the author

Add comment

By user

Recent Posts

Recent Comments

Archives

Categories

Meta