Deteksjon og forebygging av lønnssvindel med QuickBooks Hosting

D

Å være gründer og drive et selskap er en anstrengende oppgave, det også hvis alt går greit. Du må være forberedt på alle mulige situasjoner som kan oppstå, og teste deg på dine raske beslutningsferdigheter.

Hver bedriftseier har en frykt for å oppdage en uredelig aktivitet, spesielt for å finne ut at de blir lurt av en pålitelig ansatt. Men pengene dine er for virksomheten din, og du vil ikke fortsette å ha en uærlig ansatt, spesielt noen som kan sette deg i trøbbel med skattemyndighetene.

Lønnssvindel er ekte, og den viktigste kilden til tyveri av regnskap i virksomheter. Ifølge statistikk fra Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) står 27 prosent av alle virksomheter overfor lønnssvindel og nesten dobbelt så mye i små bedrifter enn i store selskaper. Ideelle organisasjoner er heller ikke unntatt fra denne kriminelle virksomheten.

La oss se på en sak. Tiffany Couch, en kriminalteknisk spesialist delte noen historier om lønnssvindel i en podcast med Accounting Today som vil sette ting i perspektiv.

En godt betrodd medarbeider på 14 år på et tannlegekontor blir funnet skyldig i kontantskanning. Hun er en søt person, hardtarbeidende og populær blant kolleger. Hun håndterer kontanter som kommer inn og bankinnskudd, hun tar seg av QuickBooks -data, hun håndterer alle oppgaver knyttet til penger. Fordi ingen sjekker henne, gir det henne fri tilgang til å stjele den. Hun begynner å betale seg selv ekstra lønnsslipp, hun manipulerer kontantfakturaene som kommer inn, og hun setter ikke inn alle pengene på den offisielle bankkontoen.

Tannlegen gjennomgår noen skatteblanketter en dag, og finner ut at hun blir betalt ekstra og konfronterer henne med det. Hun benekter det først, og sier deretter at sjefen hadde sagt ja til å betale henne time for all overtiden hun gjorde i fjor, og blir sint på ham for ikke å tro på henne. Tannlegen, som unngikk oppstyret og ville klargjøre noen fakta før samtalen gikk videre, sa at de vil snakke om det senere på dagen. Damen spiste lunsj og kom aldri tilbake. Da kontoer og data ble sjekket, viste det en enorm mengde avvik, slettede kvitteringer og manglende kontantoppføringer. Totalt stjal hun over 400 000 dollar og soner nå for det i fengsel.

En lønnssvindel virker vanskelig å begå, men hvis den er skjult godt, kan det ta måneder (eller til og med år) å avdekke den. Det kan forekomme i enhver bransje, det være seg en liten butikk eller et stort foretak. Nøkkelen er å sjekke kontoene dine regelmessig selv. I tilfellet ovenfor kostet for mye tillit tannlegen mye penger. Hvis han hadde gjennomgått eller oppgitt fakturaer før, hadde saken vært en annen.

Ved hjelp av QuickBooks lønn kan spare mye trøbbel. Den leveres med mulighet for ekstern tilgang, slik at du kan gå gjennom kontoene dine hvor som helst og når som helst. På denne måten vet du alltid om kontantstrømmen din, og du kan bekrefte økonomiske data fra hjemmet ditt. Du kan også fange en svindler på en smart måte, og med bevis.

Følgende er de vanligste ordningene for lønnssvindel:

1. Ghost -ansatt

En falsk eller avsluttet ansatt får utbetalt lønnssjekker som svindleren tar inn for seg selv. Dette er vanlig i organisasjoner med et stort antall ansatte som ledes av en veileder. Det er avgjørende å gjennomføre regelmessige revisjoner av lønnsrapporter for å sikre at lønnen når de ansatte. Se etter flere innskudd til samme bankkonto, eller sjekker som utstedes til ansatte på samme adresse.

2. Rate Manipulation

Når en ansatt som har tilgang til lønnskontoer, øker sin egen lønn eller betaler seg selv for ekstra overtid eller bonus. Denne svindelen utnytter tydeligvis tilliten arbeidsgiveren har til den ansatte. Som bedriftseier bør du huske at det er greit å stole på de ansatte, men for mye tillit er ikke lurt. Etabler internkontroll og overvåke kritiske økonomiske poster selv med jevne mellomrom.

3. Timelistejustering

Dette er en veldig vanlig forekomst i selskaper der ansatte betales med timepris. Ansatte kan slå i tide for fraværende ansatte eller blåse opp egen arbeidstid. Men hvis veilederen er streng, kan dette unngås.

Lønn er en bedrifts største utgift, og lønnssvindel kan forårsake mye skade på selskapets økonomi og omdømme. Det er av største betydning at alle finansielle operasjoner overvåkes i detalj for ikke å overlate noe til tilfeldighetene. Hosted QuickBooks gir deg mange fordeler, inkludert retten til å jobbe med QuickBooks fra et eksternt sted. Det er viktig å holde et godt øye med kontantstrømmen og holde seg oppdatert.

About the author

Add comment

By user

Recent Posts

Recent Comments

Archives

Categories

Meta